VI BẰNG GHI NHẬN HIỆN TRẠNG Ổ CỨNG, XÓA DỮ LIỆU VÀ TIÊU HỦY Ổ CỨNG

      Dữ liệu, tài liệu, thông tin,... và các bí mật của doanh nghiệp là tài sản vô giá, cần được bảo mật nghiêm ngặt, chặt chẽ. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp lưu trữ những dữ liệu tuyệt mật đó bằng ổ cứng đi động, USB,... Trong một số trường hợp đặc biệt, các thông tin, tài liệu dữ liệu tuyệt mật đó muốn hủy đi và không để lại bản sao nào thì giải pháp tốt nhất là phá hủy ổ cứng, USB,... để thông tin không bị rò rỉ. Nhưng phá hủy như thế nào để tránh tối đa những rủi ro rò rỉ cũng như có chứng cứ chứng minh dữ liệu đó đã bị xóa đi và ổ cứng đã bị tiêu hủy?

      Vào ngày 26/12/2023 vừa qua, Văn phòng Thừa phát lại Sài Gòn, có địa chỉ số 24 (Tầng trệt) Khổng Tử, P. Bình Thọ, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh, đã nhận được yêu cầu Lập Vi bằng ghi nhận hiện trạng ổ cứng, xóa dữ liệu trong ổ cứng và tiêu hủy ổ cứng từ khách hàng.

      Theo đó, Ông A là người nước ngoài đọc và hiểu được tiếng Việt, ông A có trình bày với Thừa phát lại: “Tôi tên A vào ngày 19/12/2023 tôi có nhận được Email từ Công ty Luật I đại diện cho Công ty N ở Pháp đề cập về file hồ sơ trong ổ cứng, nên theo đề nghị lá thư này tôi sẽ xóa và tiêu hủy các file có trong 2 ổ cứng. Tôi xác nhận tất cả dữ liệu đều nằm trong 2 ổ cứng và không có bất cứ bản sao chép nào, để thực hiện được việc này tôi yêu cầu Thừa phát lại ghi nhận lại hiện trạng ban đầu và ghi nhận việc tôi xóa dữ liệu trong 2 ổ cứng trước khi tôi giao 2 ổ cứng cho cửa hàng IT tiến hành mài và cắt hủy 2 ổ cứng”.

      Để tránh những rủi ro cũng như sử dụng làm nguồn chứng cứ để bảo vệ quyền lợi của mình khi về Cộng Hòa Pháp, ông A đã quyết định đến Văn phòng Thừa phát lại Sài Gòn lập vi bằng.

Hình ảnh Thừa phát lại tư vấn cho ông A lập vi bằng làm nguồn chứng cứ

      Về giá trị pháp lý:

      Theo quy định tại khoản 1, điều 36 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại như sau:

“Điều 36. Thẩm quyền, phạm vi lập vi bằng, giá trị pháp lý của vi bằng

1. Thừa phát lại được lập vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi toàn quốc, trừ các trường hợp quy định tại Điều 37 của Nghị định này.

...”

Theo quy định tại điều 37 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại như sau:

“Điều 37. Các trường hợp không được lập vi bằng

1. Các trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 4 của Nghị định này.

2. Vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng bao gồm: Xâm phạm mục tiêu về an ninh, quốc phòng; làm lộ bí mật nhà nước, phát tán tin tức, tài liệu, vật phẩm thuộc bí mật nhà nước; vi phạm quy định ra, vào, đi lai trong khu vực câm, khu vực bảo vệ, vành đai an toàn của công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự; vi phạm quy định về bảo vệ bí mật, bảo vệ công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự.

3. Vi phạm đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình theo quy định tại Điều 38 của Bộ luật Dân sự; trái đạo đức xã hội.

4. Xác nhận nội dung, việc ký tên trong hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định thuộc phạm vi hoạt động công chứng, chứng thực; xác nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt; xác nhận chữ ký, bản sao đúng với bản chính.

5. Ghi nhận sự kiện, hành vi để chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu đất đai, tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật.

6. Ghi nhận sự kiện, hành vi để thực hiện các giao dịch trái pháp luật của người yêu cầu lập vi bằng.

7. Ghi nhận sự kiện, hành vi của cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân đang thi hành công vụ.

8. Ghi nhận sự kiện, hành vi không do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.

9. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.”

Căn cứ theo các quy định trên, Thừa phát lại hoàn toàn có thể lập vi bằng về sự kiện ghi nhận hiện trạng ổ cứng, xóa dữ liệu trong ổ cứng và tiêu hủy ổ cứng trong trường hợp này.

Giá trị pháp lý của Vi bằng theo quy định tại khoản 1,2 điều 36 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại như sau:

“2. Vi bằng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác.

3. Vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật; là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.”

      Về cách thức thực hiện:

      Theo yêu cầu của khách hàng, Thừa phát lại và Thư ký nghiệp vụ tại Văn phòng Thừa phát lại Sài Gòn đã trực tiếp chứng kiến, ghi nhận toàn bộ diễn biến sự việc và mô tả một cách khách quan, trung thực vào Vi bằng nhằm xác thực sự việc kể trên như sau:

• Bước 1: Ghi nhận hiện trạng ổ cứng: Theo yêu cầu của khách hàng Thừa phát lại sẽ tiến hành ghi nhận lại hiện trạng ban đầu của ổ cứng như: bề ngoài xung quanh, các thông số của ổ cứng được thể hiện bên ngoài…
• Bước 2: Ghi nhận hiện trạng nội dung bên trong ổ cứng và tiến hành xóa dữ liệu hiện có bên trong ổ cứng: Trước tiên, Thừa phát lại sẽ tiến hành kiểm tra thông số máy tính và quét dữ liệu diệt virus trước khi Thừa phát lại kết nối ổ cứng mà khách hàng cung cấp ở Bước 1 và sau đó tiến hành kiểm tra tra thông số bên trong ổ cứng như: Dung lượng ổ cứng, kiểm tra ID ổ cứng, ghi nhận dữ liệu bên trong ổ cứng và ghi nhận việc xóa hết tất cả dữ liệu bên trong ổ cứng.
• Bước 3: Ghi nhận hiện trạng phá hủy ổ cứng: Thừa phát lại ghi nhận lại sự việc khách hàng mài các chip nhớ và bo mạch, sau khi mài xong sẽ tiến hành cắt ổ cứng.
• Bước 4: Kết thúc sự kiện lập vi bằng.

Thừa phát lại ghi nhận hiện trạng nội dung bên trong ổ cứng và tiến hành ghi nhận việc xóa dữ liệu hiện có bên trong ổ cứng

Thừa phát lại ghi nhận lại sự việc khách hàng mài các chip nhớ và bo mạch, sau khi mài xong sẽ tiến hành cắt ổ cứng

      Thừa phát lại kết thúc sự kiện lập vi bằng sau khi tiến hành hủy ổ cứng xong và hoàn thiện vi bằng và Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại Sài Gòn gửi vi bằng và tài liệu đính kèm đến Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh để vào sổ đăng ký.

      Hình thức và nội dung chủ yếu của vi bằng (Điều 40 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP), vi bằng được lập bằng văn bản tiếng Việt, có nội dung chủ yếu sau đây: Tên, địa chỉ Văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng; địa điểm, thời gian lập vi bằng; họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng; họ, tên người tham gia khác (nếu có); nội dung yêu cầu lập vi bằng; nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận; lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng; chữ ký của Thừa phát lại, dấu Văn phòng Thừa phát lại, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người yêu cầu, người tham gia khác (nếu có) và người có hành vi bị lập vi bằng (nếu họ có yêu cầu).

      Trong suốt quá trình thực hiện, khách hàng cam kết cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu liên quan đến việc lập Vi bằng cũng như các nội dung đã trình bày với Thừa phát lại trong Vi bằng. Song song với đó, Thừa phát lại cũng cam kết ghi nhận trung thực, khách quan sự kiện, hành vi nêu trên trong Vi bằng và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của vi bằng.

      Thực tế cho thấy, trong những năm gần đây có không ít tranh chấp bồi thường thiệt hại do lộ thông tin,... Khi xảy ra tranh chấp, việc cung cấp được chứng cứ chứng minh sẽ giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bản thân là điều vô cùng cần thiết. Từ đó, Tòa án cũng có đầy đủ chứng cứ để giải quyết nhanh chóng và đúng đắn vụ việc. Vì thế, việc khách hàng yêu cầu Thừa phát lại lập Vi bằng ghi nhận sự việc sẽ thuận lợi cho việc chứng minh vì Vi bằng có giá trị là nguồn chứng cứ.

      Nếu khách hàng cần tư vấn hoặc có nhu cầu lập Vi bằng hãy nhanh tay liên hệ với Văn phòng Thừa phát lại Sài Gòn qua số hotline 0834 112 115 hoặc 0989 113 216 để được hỗ trợ nhanh chóng.

      Thừa phát lại Sài Gòn - đến ngay khi bạn cần, thực hiện theo đúng yêu cầu, cam kết bảo mật, sẵn sàng phục vụ Quý khách 24/24.